Hjelp og Veiledning

Komplett guide for hvordan utleggssystemet sitt utleggssystem fungerer

For vanlige brukere

Slik registrerer og sender du inn utlegg

Registrere et nytt utlegg

  1. Gå til «Nytt Utlegg» i menyen
  2. Din informasjon: Navn, adresse og kontonummer hentes nå automatisk fra din profil. Mangler du informasjon her, vil du bli bedt om å oppdatere profilen din først.
  3. Tittel: Skriv hva utlegget gjelder (f.eks. "Reise til NM").
  4. Godkjenner: Velg hvem som skal godkjenne utlegget fra listen.
  5. Legg til utgifter:
    • Fyll inn beskrivelse, beløp og dato.
    • Velg kategori (Mat, Reise, Kjøring, etc.).
    • For Kjøregodtgjørelse:
      • Velg kategori "Kjøring".
      • Fyll inn "Fra" og "Til" sted.
      • Finn avstanden i km ved hjelp av en kart-app (f.eks. Google Maps eller Apple Maps) og fyll inn antall km.
      • Beløpet regnes ut automatisk basert på satsen som er satt av organisasjonen.
      • NB: Hvis klubben dekker kjøring med fastpris i stedet for km-godtgjørelse, velg kategorien "Reise" og skriv inn beløpet manuelt.
    • For andre kategorier: Last opp kvittering (bilde eller PDF).
  6. Du kan legge til flere utgifter i samme rapport ved å trykke "Legg til ny utgift".
  7. Når alt er klart, klikk «Send inn utlegg».

🏷️ Kategorier og årlig støtte

Mange organisasjoner setter opp egne kategorier (f.eks. Reise, Utstyr, Mat, Fysio) for utlegg, ofte med tilhørende individuell årlig støtte-ramme per medlem (f.eks. 5 000 kr fysio-støtte per spiller per år). Når du registrerer et utlegg ser du din egen gjenværende ramme direkte i kategori-velgeren:

  • Velg kategori i nedtrekks-listen — der finnes også fargekodet gjenværende støtte:🟢 grønn = god margin igjen, 🟡 gul = nær grensen, 🔴 rød = over rammen.
  • Hvis støtte-rammen din nærmer seg eller overskrides, vises en advarsel under kategori-feltet.
  • Rammen er veiledende — du kan fortsatt sende inn utlegget, men godkjenner og regnskap ser samme informasjon.
  • Rammen nullstilles per år (f.eks. 1. januar) og gjelder kun for deg, ikke en felles potte for kategorien.

📸 [SCREENSHOT: RegistrerUtlegg med kategori-dropdown som viser fargekodet gjenværende støtte per medlem]

💳 Betalt med firmakort (Ingen refusjon)

Når du registrerer et utlegg kan du velge «Betalt med firmakort - ikke refusjon». Bruk dette når du har betalt med organisasjonens kort eller kredittkort, og ikke skal ha pengene tilbake.

Når skal du bruke dette?

  • Du har brukt organisasjonens firmakort eller kredittkort
  • Klubben/organisasjonen har allerede betalt (via kort, faktura, etc.)
  • Du skal IKKE ha pengene tilbake personlig

Hvorfor registrere det?

Selv om du ikke skal ha refusjon, er det viktig at bilaget kommer til regnskap for å:

  • Dokumentere og bokføre utgiften korrekt
  • Matche mot kontoutskrift fra bank/kredittkort
  • Ha komplett oversikt over organisasjonens økonomi

💡 Tips: Når du merker et utlegg som firmakort, vil det ikke inkluderes i totalbeløpet du skal ha refundert. Regnskapet mottar fortsatt bilaget, men vet at det er betalt via firmakort/kredittkort-konto.

👤 Din Profil

Under "Min Profil" kan du oppdatere navn, adresse og kontonummer. Denne informasjonen brukes på alle nye utlegg du oppretter. Det er viktig at kontonummeret er korrekt for at du ska få utbetalt pengene.

📊 Se status på dine utlegg

Du kan se alle dine utlegg i oversikten med følgende statuser:

  • Venter: Utlegget venter på godkjenning
  • Godkjent: Godkjent og sendt til regnskap
  • Avvist: Du må oppdatere og sende inn på nytt. Klikk på utlegget for å redigere.
  • Behandlet: Utbetalt av regnskap

💰 Dine årlige støtte-rammer

På "Mine Utlegg"-siden ser du dine individuelle årlige støtte-rammer per kategori(kun hvis organisasjonen har satt opp støtte-rammer for deg):

  • Progress-bar for hver kategori — viser hvor mye du har brukt av den årlige rammen.
  • Fargekoding (grønn/gul/rød) gir kjapp oversikt over gjenværende støtte.
  • Reservert beløp (utlegg som er sendt inn men ikke godkjent ennå) vises som tilleggslinje.

📸 [SCREENSHOT: MineUtlegg med progress-bars per individuell støtte-ramme]

🔄 Hva skjer etter innsending?

  1. Godkjenneren din mottar en e-post med lenke til utlegget
  2. Godkjenneren kan se alle detaljer og vedlegg
  3. Hvis godkjent: Utlegget sendes automatisk til regnskapet med PDF-bilag
  4. Hvis avvist: Du mottar e-post med begrunnelse. Du kan da åpne utlegget i listen din, gjøre endringer (f.eks. laste opp ny kvittering eller endre beløp) og sende det inn på nytt til godkjenning.
  5. Når regnskapet behandler utlegget, får det status "Behandlet"

📱 Legg til på hjemskjermen (Mobil)

For en bedre mobilopplevelse kan du legge til GodkjennUtlegg på hjemskjermen din. Da fungerer appen som en vanlig app:

  • ✅ Raskere tilgang - åpne direkte fra hjemskjermen
  • ✅ Fungerer som egen app - ingen nettleser-kontroller
  • ✅ Optimalisert for mobil med tilpasset layout

📱 På iPhone/iPad (Safari):

  1. Åpne godkjennutlegg.no i Safari
  2. Trykk på Del-knappen (firkant med pil opp) nederst
  3. Scroll ned og velg "Legg til på Hjem-skjerm"
  4. Trykk "Legg til" øverst til høyre

⚠️ Kjent begrensning på iPhone:

iOS Safari viser adressefeltet ved navigering mellom sider. Dette er standard iOS-oppførsel som ikke kan endres. For beste opplevelse: Bruk mobilnavigasjonen nederst i appen for å bytte mellom Mine utlegg, Godkjenner og Regnskap.

🤖 På Android (Chrome):

  1. Åpne godkjennutlegg.no i Chrome
  2. Trykk på Meny (tre prikker øverst til høyre)
  3. Velg "Legg til på startskjermen" eller "Installer app"
  4. Trykk "Legg til" eller "Installer"

💡 Tips: Når appen er lagt til på hjemskjermen, vises den med GodkjennUtlegg-logoen og fungerer som en vanlig app.