Personvernerklæring

Versjon: 1.1

Sist oppdatert: 21. oktober 2026

Wisteria Tech AS (org.nr 936 993 176) tar personvern på alvor. Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi som plattformleverandør og din organisasjon behandler dine personopplysninger når du bruker vårt utleggssystem.

1. Behandlingsansvarlig

Databehandler (Plattform):

Wisteria Tech AS

Org.nr: 936 993 176

Skogvegen 48b, 5306 Erdal

E-post: hei@godkjennutlegg.no

Daglig leder: Simen Armond

Behandlingsansvarlig (Kunde): Din organisasjon

Din organisasjon er behandlingsansvarlig for personopplysninger knyttet til ditt medlemskap og dine utlegg. Wisteria Tech AS er databehandler og leverandør av den tekniske plattformen.

2. Hvilke personopplysninger samles inn

Profilinformasjon:

  • Navn
  • E-postadresse (via innlogging)
  • Adresse
  • Kontonummer

Utleggsinformasjon:

  • Beskrivelse av utlegg
  • Beløp og kategori
  • Dato for utlegg
  • Vedlagte kvitteringer og bilder

Teknisk informasjon:

  • Tidspunkt for handlinger i systemet
  • IP-adresse ved samtykke
  • Browser-informasjon

Roller og tilganger:

  • Tildelte roller (godkjenner, regnskapsfører, admin)
  • Historikk over rolle-endringer

3. Formål og behandlingsgrunnlag

Behandling av utlegg

Formål: Håndtere utleggsrapporter, godkjenning og utbetaling
Grunnlag: Kontraktsoppfyllelse (GDPR Art. 6(1)(b)) - nødvendig for å oppfylle forpliktelser mellom deg og din organisasjon

Regnskapsdokumentasjon

Formål: Oppfylle regnskapsmessige krav
Grunnlag: Rettslig forpliktelse (GDPR Art. 6(1)(c)) - regnskapsloven § 13 krever 5 års oppbevaring av regnskapsbilag

Tilgangsstyring og sikkerhet

Formål: Sikre at kun autoriserte personer har tilgang
Grunnlag: Legitime interesser (GDPR Art. 6(1)(f)) - beskyttelse av organisasjonens og brukernes data

E-postvarsling

Formål: Informere om status på utlegg og handlinger som kreves
Grunnlag: Kontraktsoppfyllelse (GDPR Art. 6(1)(b)) - nødvendig for systemets funksjon

4. Deling av personopplysninger

Internt i din organisasjon:

  • Godkjennere: Ser navn, beløp, beskrivelser og vedlegg for utlegg som skal godkjennes
  • Regnskapsførere: Ser all informasjon om godkjente utlegg
  • Administratorer: Har tilgang til brukeradministrasjon og roller

Databehandlere (tredjeparts-leverandører):

  • Railway: Hosting av backend og database (Amsterdam, EU/EØS)
  • Vercel: Hosting av nettsiden
  • Cloudflare R2: Lagring av vedlegg og genererte PDF-er (EU/EØS)
  • Stack Auth: Autentisering og brukeradministrasjon
  • Resend: Utsending av e-postvarsler
  • Stripe: Betaling og abonnementsbehandling

Alle databehandlere er kontraktsmæssig forpliktet til å beskytte dine personopplysninger i henhold til GDPR.

Vi selger aldri dine personopplysninger til tredjeparter.

5. Lagringstid

Godkjente utlegg:

5 år

Påkrevd av regnskapsloven § 13. Etter 5 år slettes eller anonymiseres data.

Avviste utlegg:

1 år

Lagres i ett år for dokumentasjon og eventuell gjenåpning.

Inaktive profiler:

3 år

Profiler uten aktivitet i 3 år vurderes for sletting (med forbehold om utlegg).

Samtykke-logger:

Permanent

Lagres permanent for bevisbyrde i henhold til GDPR Art. 7(1).

6. Dine rettigheter

I henhold til GDPR har du følgende rettigheter:

Rett til innsyn (Art. 15)

Du kan se hvilke opplysninger vi har om deg via "Mine data"-siden.

Rett til retting (Art. 16)

Du kan når som helst oppdatere navn, adresse og kontonummer i din profil.

Rett til sletting (Art. 17)

Du kan be om sletting via "Mine data"-siden. Merk: Godkjente utlegg må beholdes i 5 år pga. regnskapsloven.

Rett til dataportabilitet (Art. 20)

Du kan laste ned alle dine data i maskinlesbart format (JSON) fra "Mine data"-siden.

Rett til begrensning (Art. 18)

Du kan be om midlertidig begrensning av behandling ved å kontakte oss.

Rett til å protestere (Art. 21)

Du kan protestere mot behandling basert på legitime interesser.

Rett til å klage

Du kan klage til Datatilsynet hvis du mener vi ikke respekterer dine rettigheter.

7. Datasikkerhet

Vi beskytter dine personopplysninger med følgende sikkerhetstiltak:

  • Kryptering i transit: All kommunikasjon skjer over HTTPS (TLS 1.2+)
  • Kryptering i ro: Database og lagring er kryptert
  • Autentisering: Sikker innlogging via Stack Auth
  • Tilgangskontroll: Rollebasert tilgang - kun autoriserte personer ser relevante data
  • Backup: Regelmessige sikkerhetskopier for å forhindre datatap
  • Logging: Alle kritiske handlinger logges for sporbarhet

8. Tredjeparts-tjenester og internasjonal overføring

Systemet bruker følgende tredjeparts-tjenester:

Railway (backend) og Vercel (frontend)

Formål: Hosting av applikasjon og database

Datalagring: EU/EØS-området (Railway: AMS, Vercel: auto-region EU)

Personvernerklæringer: railway.com/legal/privacy, vercel.com/legal/privacy-policy

Cloudflare R2

Formål: Vedlegg og genererte PDF-er

Datalagring: EU/EØS-området

Personvernerklæring: cloudflare.com/privacypolicy

Stack Auth

Formål: Autentisering og brukeradministrasjon

Personvernerklæring: stack-auth.com/privacy

Resend

Formål: E-postutsending

Personvernerklæring: resend.com/legal/privacy-policy

Stripe

Formål: Betaling og abonnementsbehandling

Personvernerklæring: stripe.com/privacy

Merk: Noen av disse tjenestene kan lagre data utenfor EU/EØS. Overføring skjer i henhold til GDPR Art. 46 med Standard Contractual Clauses (SCC) eller tilsvarende sikringstiltak.

9. Kontaktinformasjon

Spørsmål om personvern?

Kontakt din organisasjon for å utøve dine rettigheter eller stille spørsmål om behandlingen av dine utleggsdata.

Plattformleverandør:

Wisteria Tech AS

Org.nr: 936 993 176

Skogvegen 48b, 5306 Erdal

E-post: hei@godkjennutlegg.no

Daglig leder: Simen Armond

Du kan også klage til Datatilsynet hvis du mener personopplysningene ikke håndteres riktig.

Denne personvernerklæringen kan oppdateres fra tid til annen. Vesentlige endringer vil bli kommunisert til brukerne.