Brukervilkår

Versjon: 1.0

Sist oppdatert: 22. oktober 2026

Velkommen til GodkjennUtlegg.no ("Tjenesten"). Tjenesten leveres av Wisteria Tech AS. Ved å bruke denne tjenesten aksepterer du vilkårene nedenfor samt vilkårene til organisasjonen du er medlem av.

1. Aksept av vilkår

Ved å bruke GodkjennUtlegg.no aksepterer du disse brukervilkårene og vårpersonvernerklæring.

Hvis du ikke aksepterer disse vilkårene, kan du ikke bruke systemet.

2. Formål og omfang

Tjenesten er et verktøy for å registrere og behandle utlegg og reiseutgifter i forbindelse med aktiviteter i din organisasjon. Tjenesten lar deg:

  • Registrere utlegg og reiseutgifter
  • Sende utlegg til godkjenning hos autoriserte godkjennere
  • Håndtere godkjenning og behandling av utlegg
  • Sikre korrekt regnskapsføring og dokumentasjon

Systemet skal kun brukes til legitime formål relatert til din organisasjons aktiviteter.

3. Brukeransvar

Som bruker av systemet forplikter du deg til å:

3.1 Korrekt informasjon

  • Oppgi korrekt navn, adresse og kontonummer
  • Registrere utlegg nøyaktig med korrekt beløp og beskrivelse
  • Laste opp gyldige kvitteringer som dokumentasjon
  • Oppdatere profilinformasjon ved endringer

3.2 Legitime utlegg

  • Kun registrere reelle utlegg relatert til din organisasjon
  • Ikke dobbeltrapportere utlegg som allerede er refundert
  • Følge din organisasjons interne retningslinjer for utlegg

3.3 Sikkerhet

  • Holde innloggingsinformasjon konfidensielt
  • Ikke dele tilgang med andre
  • Varsle om mistanke om sikkerhetsproblemer

3.4 Lovlig bruk

  • Ikke bruke systemet til ulovlige formål
  • Ikke forsøke å omgå sikkerhetstiltak
  • Ikke misbruke andres personopplysninger

4. Godkjenningsprosess

Slik fungerer godkjenningsflyten:

  1. Du registrerer utlegg med beskrivelse, beløp og vedlegg
  2. Du velger godkjenner fra listen over autoriserte godkjennere
  3. Godkjenner mottar e-post med godkjenningslenke
  4. Godkjenner godkjenner eller avviser utlegget
  5. Du får varsel om status på e-post
  6. Godkjente utlegg sendes automatisk til regnskap
  7. Regnskapsfører behandler og markerer som behandlet

Viktig å vite:

  • Du kan ikke redigere utlegg etter innsending
  • Avviste utlegg kan ikke gjenåpnes (du må opprette nytt)
  • Godkjente utlegg kan ikke slettes (regnskapsloven)

5. Rettigheter og tilgang

Wisteria Tech AS og din organisasjon forbeholder seg retten til å:

  • Avvise utlegg som ikke er tilstrekkelig dokumentert
  • Be om ytterligere dokumentasjon eller avklaring
  • Kontrollere utlegg mot gjeldende retningslinjer
  • Suspendere eller fjerne brukertilgang ved misbruk
  • Endre systemets funksjoner og forbedre tjenesten
  • Midlertidig stenge systemet for vedlikehold

6. Abonnement og betaling

6.1 Abonnement

GodkjennUtlegg.no tilbyr ulike abonnementstyper basert på antall brukere i din organisasjon. Abonnementet løper fra det tidspunkt du registrerer deg første gang og fornyes automatisk månedlig frem til du sier opp.

6.2 Betaling

Betaling skjer via Stripe og trekkes forskuddsvis hver måned. Det er ditt ansvar å sørge for at betalingskort er gyldig og har dekning. Ved manglende betaling kan abonnementet suspenderes eller nedgraderes til et gratisabonnement.

6.3 Oppsigelse av abonnement

Abonnementet kan sies opp med 2 måneders varsel. Oppsigelsen trer i kraft ved utløpet av oppsigelsesfrist. Allerede betalt periode refunderes ikke.

6.4 Angrerett

Forbrukere har 14 dagers angrerett i henhold til angrerettloven. Dette gjelder ikke for bedrifter eller organisasjoner. Angrerett gjelder fra tidspunktet avtalen inngås.

6.5 Refusjon

Det gis ingen refusjon for allerede fakturert periode ved oppsigelse, med unntak av angrerett som beskrevet i punkt 6.4. Ved tekniske feil som medfører vesentlig redusert tilgang til tjenesten, kan det gis forholdsmessig prisavslag.

6.6 Prisendringer

Vi forbeholder oss retten til å justere priser. Prisendringer varsles minst 30 dager i forveien via e-post. Hvis du ikke aksepterer den nye prisen, kan du si opp abonnementet før endringen trer i kraft.

7. Ansvarsbegrensning

Systemet leveres "som det er"

GodkjennUtlegg.no er en tjeneste under utvikling. Vi garanterer ikke at systemet alltid vil være tilgjengelig eller feilfritt, men vi jobber kontinuerlig med å forbedre tjenesten.

Wisteria Tech AS er ikke ansvarlig for:

  • Tap av data ved tekniske feil (selv om vi tar backups)
  • Forsinkelser i behandling eller utbetaling av utlegg
  • Feil i utlegg forårsaket av brukerens feiltasting
  • Midlertidig utilgjengelighet ved vedlikehold eller nedetid

Ved kritiske problemer vil vi gjøre vårt beste for å løse dem raskt.

8. Endringer i vilkårene

Wisteria Tech AS kan oppdatere disse vilkårene ved behov. Vesentlige endringer vil bli kommunisert via e-post eller ved neste innlogging.

Ved å fortsette å bruke systemet etter endringer, aksepterer du de oppdaterte vilkårene.

9. Oppsigelse

Din oppsigelse

Du kan når som helst be om sletting av kontoen din via "Mine data"-siden. Merk at godkjente utlegg må beholdes i 5 år i henhold til regnskapsloven.

Suspensjon av tilgang

Vi kan suspendere eller avslutte din tilgang ved:

  • Brudd på disse vilkårene
  • Mistanke om misbruk eller svindel
  • Inaktivitet over lengre tid
  • Når du ikke lenger er tilknyttet en organisasjon i systemet

10. Lovvalg og tvister

Disse vilkårene er underlagt norsk lov.

Eventuelle tvister skal søkes løst i minnelighet. Dersom dette ikke lykkes, kan saken bringes inn for norske domstoler.

Spørsmål?

Hvis du har spørsmål om vilkårene eller tekniske spørsmål om systemet, ta kontakt med oss.

Wisteria Tech AS

Org.nr: 936 993 176

Skogvegen 48b, 5306 Erdal

E-post: hei@godkjennutlegg.no

Kontaktperson: Simen Armond

Ved å klikke "Jeg aksepterer" under registrering bekrefter du at du har lest og forstått disse vilkårene.