Slik holder dere orden på reiseutlegg på turnering

En helg på turnering genererer mange kostnader: - Hotell/overnatting for spillere og ledere - Minibuss eller leiebil for transport - Drivstoff og bompenger - Felles mat (middag, frokost, mellommåltider) - Påmelding og lisenser Oftest legger flere foreldre og trenere ut hver sin del – uten felles system. Dette fører til at noen blir glemt, beløp blir uklare, og kasserer må bruke uker på å rydde opp etter turen.

Før dere drar, gjør følgende: 1. Fordel ansvar: Én person for transport, én for overnatting, én for mat 2. Felles løsning: Alle bruker samme system til å sende inn bilag 3. Sett frist: Alle utlegg skal være sendt inn innen 3 dager etter hjemreise Dette hindrer at kvitteringer blir glemt, og gjør at kasserer kan avslutte økonomien for turen raskt.

Kjøring til turnering er ofte den største kostnaden: - Registrer kjørte kilometer (start og slutt kilometerstand) - Legg ved kvittering for bom og parkering - Bruk riktig sats – kasserer kan sette standardsats (f.eks. 4,50 kr/km) Med digital løsning får sjåfører registrert alt på mobilen underveis, og kasserer får samlet oversikt over hvem som skal ha kilometergodtgjørelse med én gang.

Når alle bruker samme system: ✅ Alle utlegg havner på samme liste, knyttet til samme tur/turnering ✅ Kasserer kan filtrere på "Cup Stavanger 2025" ✅ Eksporter rapport som dokumenterer både kostnader og hvem som har fått tilbakebetalt ✅ Styret får innsyn i totalkostnad per turnering Dette gjør det også enklere å planlegge neste års turneringsbudsjett basert på faktiske tall.